Apple Numbers in Microsoft Excel predstavljata dve različni filozofiji dela s preglednicami. Excel je namenjen predvsem obdelavi podatkov, poglobljenim analizam in avtomatizaciji v podjetjih, medtem ko Numbers temelji predvsem na vizualni preglednosti, ustvarjanju estetskih poročil in enostavni uporabi. Vprašanje torej ni nujno, kateri program je boljši, temveč za katere naloge ga želiš uporabljati. V tem prispevku bomo aplikaciji primerjali z več vidikov, da se lažje odločiš, katera bolje ustreza tvojim potrebam.
Koliko stane posamezni program?
Apple Numbers je brezplačno na voljo na napravah Apple, torej na Macu, iPhonu in iPadu. Če aplikacija še ni nameščena na napravi, jo lahko brezplačno preneseš iz trgovine App Store. Dokumenti se lahko sinhronizirajo prek iClouda, prek spletnega mesta iCloud.com pa jih je mogoče tudi urejati, kar omogoča uporabo na osebnem računalniku ali drugih napravah.
Osnovne funkcije programa Microsoft Excel je v nekaterih primerih mogoče uporabljati brezplačno v spletni ali mobilni različici, za celoten nabor funkcij namizne različice pa potrebuješ naročnino na Microsoft 365 ali ustrezno licenco. Čeprav lahko aplikacijo brezplačno preneseš iz trgovine App Store na iPhone, iPad ali Mac, brez naročnine oziroma nakupa njena funkcionalnost ne bo popolna.
Kakšno je delovno okolje?
Ena najpomembnejših posebnosti programa Numbers je, da ne temelji na eni sami, fiksni mreži celic, temveč deluje bolj kot prosto uporabna delovna površina, na katero lahko postaviš poljubno število med seboj neodvisnih tabel, grafikonov, slik in besedilnih polj. Tak pristop omogoča veliko bolj prilagodljivo in vizualno pregledno ustvarjanje dokumentov. Na eni strani lahko postaviš več tabel za različne namene, ki jim ni treba uporabljati enake strukture stolpcev. V Numbersu je zato preprosto ustvariti poročila, ki jih lahko takoj natisneš ali pošlješ v obliki PDF.
Excel po drugi strani ponuja veliko, fiksno mrežo, v kateri so vsi podatki in formule shranjeni v celicah. To pomeni bolj omejeno postavitev, hkrati pa zagotavlja bolj predvidljivo in učinkovito delovanje pri večjih količinah podatkov. Excelovi delovni listi so manj podobni končnim publikacijam, vendar je delo s tabelaričnimi podatki, njihovo razvrščanje, filtriranje in analiziranje veliko bolj neposredno. Zaradi tega poročila, ustvarjena v Excelu, niso samodejno tako vizualno privlačna, vendar program ponuja boljšo osnovo za obdelavo kompleksnih podatkov.
Kakšne so razlike pri formulah in analizi podatkov?
Numbers vsebuje številne vgrajene funkcije, ki lahko zadostujejo za vsakodnevne finančne, poslovne in osebne izračune. Vnos formul je posebej uporabniku prijazen, saj program z barvnimi bloki in vizualnimi pripomočki prikazuje, kako so posamezne spremenljivke povezane med seboj. To začetnikom olajša razumevanje in urejanje formul. Numbers je primeren za osebne proračune, vodenje evidenc računov, spremljanje manjših projektov, cenike, evidence prisotnosti ali enostavnejša poslovna poročila. V njem lahko preprosto ustvarjaš tudi tabele, diagrame in grafikone, zato končni dokument ni le funkcionalen, ampak je lahko tudi vizualno privlačen.
Excel po drugi strani ponuja veliko več naprednih funkcij, matričnih formul, funkcij za iskanje in možnosti obdelave podatkov. Zato je posebej zmogljiv pri kompleksnem matematičnem, statističnem in finančnem modeliranju ter pri delovnih procesih, kjer je treba obdelati velike količine podatkov. Ena najpomembnejših prednosti Excela je tudi avtomatizacija: napredni uporabniki lahko uporabljajo makre in skripte za avtomatizacijo ponavljajočih se opravil. S pomočjo orodja Power Query lahko podatke iz različnih virov, na primer drugih Excelovih datotek, podatkovnih baz ali poslovnih sistemov, uvoziš, očistiš in preoblikuješ.
Excel je pripravljen tudi na poglobljeno analizo podatkov. S pomočjo vrtilnih tabel in povezanih orodij lahko večje nabore podatkov razvrščaš, filtriraš in analiziraš, nato pa iz njih ustvariš kompleksna poročila ali poročila za vodstvo. Numbers ima prav tako funkcijo vrtilnih tabel, vendar je ta namenjena predvsem hitrejšim povzetkom in enostavnejšim analizam ter ne ponuja tako poglobljenih možnosti podatkovnega modeliranja kot Excel. Tudi njegove možnosti avtomatizacije so bolj omejene in enostavnejše.
Kakšne so njune omejitve?
Numbers je odličen za majhne in srednje velike preglednice, pri podatkovnih zbirkah z več deset ali več sto tisoč vrsticami pa lahko obdelava podatkov postane opazno zahtevnejša. Pri večjih delovnih procesih predstavljajo možnosti upravljanja podatkov in avtomatizacije, ki jih ponuja Excel, jasno prednost. Numbers lahko odpre in izvozi tudi datoteke Excel v formatu .xlsx, vendar lahko pri pretvarjanju kompleksnih dokumentov pride do razlik. Posebne formule, vrtilne tabele, grafikoni, oblikovanje ali Excelovi makri ne delujejo vedno povsem enako. Pomembno je tudi vedeti, da Numbers ne izvaja kode VBA, ustvarjene v Excelu. Preglednico, ki vsebuje makre, lahko sicer odpreš, vendar avtomatizirani procesi morda ne bodo uporabni.
Excel je po drugi strani lahko za začetnike zaradi velikega števila funkcij in kompleksnega sistema menijev zastrašujoč ali zapleten. Pričakovati je treba strmejšo učno krivuljo, zlasti če nekdo ne želi ustvarjati le preprostih preglednic, temveč želi delati tudi s formulami, vrtilnimi tabelami, orodjem Power Query ali makri. Različico Excela za iPhone in iPad je mogoče uporabljati na zaslonu na dotik in z Apple Pencilom, vendar je uporabniški vmesnik programa Numbers na napravah Apple praviloma bolj naraven, še posebej za tiste, ki želijo preglednice ustvarjati ali urejati na iPadu.
Katerega izbrati?
Če pripravljaš osebne finance, manjše projekte, račune ali preprostejša poročila in ti je pomembna vizualna estetika, je lahko brezplačni Numbers odlična izbira. Zanj se je smiselno odločiti tudi, če uporabljaš naprave Apple, ti je pomembna sinhronizacija prek iClouda in želiš na iPadu delati tudi z Apple Pencilom.
Numbers je posebej primeren za:
-
osebne proračune,
-
družinske finance,
-
evidence manjših podjetij,
-
spremljanje računov in stroškov,
-
preproste projektne načrte,
-
privlačna poročila, primerna za tiskanje.
Če delaš na področju financ, računovodstva ali analitike, moraš upravljati velike podatkovne zbirke ali redno potrebuješ makre, Power Query, vrtilne tabele oziroma zunanje vire podatkov, je Excel boljša izbira. Enako velja, če vsi na tvojem delovnem mestu uporabljajo Microsoft 365 ali če moraš preglednice redno deliti z drugimi v Excelovem formatu.
Uporaba obeh programov se seveda ne izključuje. Numbers je lahko odlična izbira za hitra, vizualno privlačna in preprosta poročila, Excel pa za večje, kompleksnejše in avtomatizirane delovne procese. Najpomembneje je torej, da pri izbiri ne upoštevaš le imena programa ali platforme, temveč tudi količino podatkov, s katerimi delaš, kako poglobljeno analizo potrebuješ in s kom boš moral/a končne datoteke deliti.
